Fax ngay từ trong Windows XP: Cách chuẩn bị fax một văn bản với Fax Wizard

Sau khi đã cài đặt thành công và cấu hình xong công cụ Fax Services của Windows XP, bạn có thể sử dụng tác vụ Fax ở bất cứ ứng dụng và bất cứ cửa sổ Windows nào hỗ trợ nó. Nói chung là hầu như hễ chỗ nào có in được (có lệnh Print) là có thể fax được.

Bạn có thể sử dụng lệnh Print (in) nhưng phải chọn thiết bị là Fax.

Nếu đang soạn thảo văn bản trong Word mà cần fax nó đi, bạn nhấp chuột lên menu File và chọn lệnh Send To -> Fax Recipient (hay Recipient using a Fax Modem, trong Office 2003).

Màn hình thuật sĩ Fax Wizard xuất hiện.

Ở bên cột trái là danh sách các bước chuẩn bị cho một tác vụ fax. Bạn có thể bỏ qua bước hiện tại để tới thẳng bước nào mà mình chọn bằng cách click chuột lên tên bước đó.

Nếu muốn “từng bước, từng bước thầm”, bạn click nút Next để sang bước Document to Fax (chọn tài liệu để fax):

Tên file văn bản mà bạn đang muốn fax sẽ xuất hiện trong hộp The following document. Nếu có nhiều văn bản, tên chúng sẽ liệt kê trong box, bạn nhấn vào nút mũi tên mà chọn.

Đánh dấu vào các dòng, nếu muốn:

- With a cover sheet: gửi fax có trang bìa.

- Without a cover sheet: gửi fax không có trang bìa.

- Just a cover sheet with a note: không gửi tài liệu mà chỉ cần gửi một trang bìa với dòng ghi chú.

Xong thì click nút Next để sang bước Fax Software (phần mềm fax).

Bạn chọn trong box tên máy Fax.

Click tiếp nút Next để mở sang bước Recipients (những người nhận):

Bạn điền vào các box tên và số máy fax của người nhận fax. Xin lưu ý là nếu gửi ngoài tỉnh thì phải thêm số 0 và mã tỉnh rồi tới số máy fax. Còn gửi trong nội hạt thì chỉ cần ghi số máy fax.

Nhấn nút Next để sang bước Cover Sheet (trang bìa):

Bạn có thể chọn 3 dạng trang bìa cho bản fax của mình:

- Professional: chuyên nghiệp

- Contemporary: hiện đại

- Elegant: thanh lịch

Nhấn nút Next sang bước Sender (người gửi): Bạn điền vào các box các thông tin mà mình muốn gửi đi trong phần người gửi trên bản fax.

Nhấn nút Next hay Finish.

Một mẫu trang bìa của bản Fax xuất hiện.

Trên trang bìa này, bạn có thể click chuột lên những mục có chữ “Click here...” để điền thêm các thông tin muốn bổ sung. Đây chính là các mục mà bạn đã bỏ qua trong quá trình chuẩn bị bản fax. Thí dụ như trong trường hợp ở đây:

- Phone: số máy điện thoại của người nhận

- Re: tên của bản fax

- Pages: số trang bản fax.

- Cc: tên của người thứ hai trở lên cùng nhận bản fax này.

Một hàng chữ đậm bên dưới để bạn tùy nghi đánh dấu như lời yêu cầu thêm cho người nhận về cách xử lý bản fax.

- Urgent: khẩn cấp.

- For Review: để xem xét

- Please Comment: xin cho ý kiến

- Please Reply: xin trả lời

- Please Recycle: đề nghị tái sinh văn bản.

Phần Comments là chỗ dành cho bạn gõ thêm những lời chú giải (nếu thấy cần).

Bạn nhấn nút Send Fax Now (hãy gửi fax ngay bây giờ). Một thông báo xuất hiện cho biết: Trình thuật sĩ Fax Wizard đã hoàn tất việc gửi văn bản của bạn.

Bạn nhấn OK. Vậy là xong, bạn có thể báo cho sếp biết mình đã hoàn thành nhiệm vụ, sẵn sàng chờ tới ngày... lãnh lương.